Faça um exercício rápido: pare por 5 minutos na recepção da sua clínica e observe sua equipe.
O que você vê? Provavelmente, você verá cabeças baixas, olhos fixos na tela do computador e dedos frenéticos no teclado. O telefone toca, elas atendem enquanto digitam. O WhatsApp apita, elas alternam janelas (Alt+Tab) e copiam dados de um lado para o outro.
Enquanto isso, o paciente que acabou de chegar fica em pé no balcão, esperando um “só um minutinho” que parece durar uma eternidade.
Neste cenário comum, sua recepcionista deixou de ser uma anfitriã para se tornar uma digitadora de luxo. E isso está custando muito caro para sua clínica.
O Ciclo Vicioso do “Control+C, Control+V”
Estudos de gestão de tempo indicam que uma secretária gasta, em média, de 3 a 5 minutos para realizar um agendamento manual completo:
- Responder o WhatsApp.
- Perguntar dados (Nome, CPF, Convênio).
- Abrir o sistema (Feegow).
- Consultar a agenda do médico.
- Voltar ao WhatsApp e ofertar o horário.
- Esperar a resposta.
- Voltar ao Feegow e cadastrar os dados manualmente.
Se sua clínica recebe 30 agendamentos por dia, estamos falando de 1 hora e meia a 2 horas e meia do tempo dela jogados fora apenas em digitação.
Isso sem contar o tempo gasto respondendo perguntas repetitivas como “qual o endereço?” ou “aceita Unimed?”.
O Risco do Erro Humano
Além do tempo, existe o fator erro. Quando o volume de mensagens aumenta, a atenção cai. É aí que acontecem os desastres operacionais:
- Digitar o nome errado (gerando problemas no faturamento do convênio).
- Marcar na agenda do Dr. João em vez da Dra. Maria.
- Agendar no dia errado por distração.
Cada erro desses gera estresse, retrabalho e uma péssima primeira impressão para o paciente.
Secretária: A Guardiã da Experiência
A função de uma recepcionista não deveria ser preencher formulários. A função dela é Humanizar.
Ela deveria ter tempo para:
- Receber o paciente com um sorriso e oferecer um café.
- Resolver problemas complexos de autorização de convênio.
- Auxiliar idosos ou pacientes com dificuldade de locomoção.
- Fazer o pós-venda e confirmar se o paciente foi bem atendido.
Mas ela nunca terá tempo para isso enquanto estiver presa respondendo “Sim, temos horário às 14h” no WhatsApp duzentas vezes por dia.
A Solução: Deixe o Robô fazer o trabalho de Robô
A regra moderna de eficiência é clara: se é repetitivo, deve ser automatizado.
A Inteligência Artificial Generativa, como a Anna, assume o papel da “Digitadora”.
- Ela coleta os dados no WhatsApp.
- Ela consulta a agenda.
- Ela insere o agendamento no Feegow.
Sua equipe humana só entra em ação quando é realmente necessária: no acolhimento presencial e nas exceções.
O Resultado Financeiro
Ao tirar o peso operacional das costas da sua equipe, você ganha duas vezes:
- Produtividade: Sua equipe atual consegue absorver o dobro de pacientes sem você precisar contratar mais gente.
- Satisfação: O paciente presencial é melhor atendido, e o paciente do WhatsApp é respondido instantaneamente pela IA.
Pare de pagar salários para digitação. Valorize sua equipe dando a elas ferramentas inteligentes para trabalharem melhor.
Quer ver sua recepção fluindo sem caos? Descubra como a automação integrada ao Feegow elimina o trabalho manual da sua agenda.
👉 Liberte sua recepção agora com a Anna
